ERPNext · Guía práctica
ERPNext frente a sistemas contables tradicionales en Guatemala
Un sistema contable tradicional y un ERP como ERPNext no resuelven el mismo problema. El primero registra la contabilidad y la facturación; el segundo conecta además inventario, compras, ventas, proyectos y recursos humanos sobre los mismos datos. Esta guía te ayuda a decidir cuál necesita tu operación.
Por el equipo de Avanza Code
1. Empieza por lo que necesitas conectar
Si hoy solo necesitas contabilidad y facturación, un sistema contable puede bastar. Si inventario, compras y ventas se capturan por separado y luego se concilian a mano, un ERP evita esa doble captura.
- Contabilidad y facturación sin inventario: sistema contable.
- Inventario, compras y ventas que deben afectar la contabilidad: ERP.
- Varias sucursales o almacenes con existencias compartidas: ERP.
- Proyectos, manufactura o nómina sobre los mismos datos: ERP.
2. Verifica la facturación electrónica FEL
Cualquier opción debe emitir documentos FEL válidos ante la SAT mediante un certificador autorizado. Pide que te muestren la emisión de una factura de prueba.
- Integración con un certificador FEL.
- Anulación, notas de crédito y complementos que uses.
- Quién paga la afiliación y los documentos del certificador.
- Validación de la configuración fiscal antes de emitir facturas.
3. Compara propiedad y salida de tus datos
ERPNext es de código abierto, lo que permite conocer cómo funciona y cambiar de proveedor de servicio. En cualquier opción, confirma cómo exportas tus datos y quién los aloja.
- Formato y frecuencia de exportación de datos.
- Dónde se aloja el sistema y quién administra los respaldos.
- Qué ocurre con tus datos si terminas el servicio.
- Costo de licencias frente a costo de implementación y soporte.
4. Evalúa la implementación, no solo el software
Un ERP requiere ordenar catálogos, saldos y procesos. Compara el alcance de la implementación y qué queda fuera.
- Qué incluye el arranque estándar y qué se cotiza aparte.
- Migración de historial frente a saldos iniciales.
- Capacitación por función y fecha de arranque.
- Horas de soporte funcional incluidas cada mes.
5. Calcula el costo total en tu horizonte de uso
Suma mensualidad o licencia, implementación, soporte, usuarios adicionales e integraciones para el periodo en que usarás el sistema. Pide la propuesta por escrito.
- Precio publicado con y sin IVA.
- Costo por usuario, módulo o sucursal adicional.
- Costo de integraciones y personalizaciones.
- Condiciones de pago y de cancelación.